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技术教程

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  使用 Excel 2010 的快捷键、宏、公式提高您工作效率 Office 软件应用日新月异,当年在学校学到那点 offfice2003 现已 OUT,去年一参加工 作就要求安装 office 2007。 如今已更换到了 office 2010, 不是我不支持国产金山 WPS office, 只是要求同步,为了活着,得有和大家一样的兼容工具。为了提高工作效率,特整理 Excel 2010 经典快速应用技巧,有需要的可以了解一下: 1. 快捷键 使用快捷键可以极大的简化操作步骤,使您的工作更流畅,从而提高工作效率。介绍一 下 Excel 2010 中的快捷键: 1.1 通过键盘访问功能区 如果还不熟悉功能区, 则本部分中的信息可以帮助您了解功能区的快捷键模型。 功能区 附带新的快捷方式,称为按键提示。若要显示按键提示,请按 Alt。 若要在功能区上显示某个选项卡,请按对应于该选项卡的按键,例如,对于“插入”选项卡, 按字母 N: 或者对于“公式”选项卡,按字母 M: 1.2 Ctrl 组合快捷键 在其他版本中以 Ctrl 开头的键盘快捷方式,在 Excel 2010 中仍然可用。例如,Ctrl+C 仍然会将内容复制到剪贴板,而 Ctrl+V 仍然会从剪贴板中进行粘贴。 大部分旧的 Alt+ 菜单快捷方式都仍然可用。不过,您需要从内存中了解完整的快捷方式信 息,因为没有关于需按字母的屏幕提示。例如,尝试按 Alt,然后按旧菜单键 E(编辑)、 V (查看) 、 I (插入) 等中的一个按键。 此时将弹出一个框, 指出您正在使用 Microsoft Office 早期版本中的访问键。如果知道整个按键顺序,请继续执行操作并启动命令。如果不知道顺 序,请按 Esc,改用按键提示徽章。 按键 Ctrl+Shift+( Ctrl+Shift+& Ctrl+Shift_ Ctrl+Shift+~ Ctrl+Shift+$ 将外框应用于选定单元格。 从选定单元格删除外框。 应用“常规”数字格式。 说明 取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。 应用带有两位小数的“货币”格式(负数放在括号中)。 Ctrl+Shift+% Ctrl+Shift+^ Ctrl+Shift+# Ctrl+Shift+@ Ctrl+Shift+! Ctrl+Shift+* Ctrl+Shift+: Ctrl+Shift+ Ctrl+Shift+加 号 (+) Ctrl+减号 (-) Ctrl+; Ctrl+` Ctrl+ Ctrl+1 Ctrl+2 Ctrl+3 Ctrl+4 Ctrl+5 Ctrl+6 Ctrl+8 Ctrl+9 Ctrl+0 应用不带小数位的“百分比”格式。 应用带有两位小数的科学计数格式。 应用带有日、月和年的“日期”格式。 应用带有小时和分钟以及 AM 或 PM 的“时间”格式。 应用带有两位小数、千位分隔符和减号 (-)(用于负值)的“数值”格式。 选择环绕活动单元格的当前区域(由空白行和空白列围起的数据区域)。 在数据透视表中,它将选择整个数据透视表。 输入当前时间。 将值从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。 显示用于插入空白单元格的“插入”对话框。 显示用于删除选定单元格的“删除”对话框。 输入当前日期。 在工作表中切换显示单元格值和公式。 将公式从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。 显示“单元格格式”对话框。 应用或取消加粗格式设置。 应用或取消倾斜格式设置。 应用或取消下划线。 应用或取消删除线。 在隐藏对象和显示对象之间切换。 显示或隐藏大纲符号。 隐藏选定的行。 隐藏选定的列。 选择整个工作表。 如果工作表包含数据,则按 Ctrl+A 将选择当前区域。再次按 Ctrl+A 将 选择整个工作表。 Ctrl+A 当插入点位于公式中某个函数名称的右边时,则会显示“函数参数”对话 框。 当插入点位于公式中某个函数名称的右边时,按 Ctrl+Shift+A 将会插入 参数名称和括号。 Ctrl+B Ctrl+C Ctrl+D Ctrl+F 应用或取消加粗格式设置。 复制选定的单元格。 使用“向下填充”命令将选定范围内最顶层单元格的内容和格式复制到下 面的单元格中。 显示“查找和替换”对话框,其中的“查找”选项卡处于选中状态。 按 Shift+F5 也会显示此选项卡, 而按 Shift+F4 则会重复上一次 “查找” 操作。 按 Ctrl+Shift+F 将打开“设置单元格格式”对话框,其中的“字体”选 项卡处于选中状态。 Ctrl+G Ctrl+H 显示“定位”对线 也会显示此对话框。 显示“查找和替换”对话框,其中的“替换”选项卡处于选中状态。 Ctrl+I Ctrl+K Ctrl+L Ctrl+N Ctrl+O Ctrl+P 应用或取消倾斜格式设置。 为新的超链接显示 “插入超链接” 对话框, 或为选定的现有超链接显示 “编 辑超链接”对话框。 显示“创建表”对话框。 创建一个新的空白工作簿。 显示“打开”对话框以打开或查找文件。 按 Ctrl+Shift+O 可选择所有包含批注的单元格。 在 Microsoft Office Backstage 视图 中显示“打印”选项卡。 按 Ctrl+Shift+P 将打开“设置单元格格式”对话框,其中的“字体”选 项卡处于选中状态。 Ctrl+R Ctrl+S Ctrl+T Ctrl+U Ctrl+Shift+U Ctrl+V Ctrl+Alt+V Ctrl+W Ctrl+X Ctrl+Y Ctrl+Z 使用“向右填充”命令将选定范围最左边单元格的内容和格式复制到右边 的单元格中。 使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。 显示“创建表”对话框。 应用或取消下划线。 按 Ctrl+Shift+U 将在展开和折叠编辑栏之间切换。 在插入点处插入剪贴板的内容,并替换任何所选内容。只有在剪切或复制 了对象、文本或单元格内容之后,才能使用此快捷键。 按 Ctrl+Alt+V 可显示“选择性粘贴”对话框。只有在剪切或复制了工作 表或其他程序中的对象、文本或单元格内容后此快捷键才可用。 关闭选定的工作簿窗口。 剪切选定的单元格。 重复上一个命令或操作(如有可能)。 使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的内容。 提示 Ctrl 组合键 Ctrl+E、Ctrl+J、Ctrl+M 和 Ctrl+Q 目前都属于未分配的快捷方式。 1.3 功能键 按键 显示“Excel 帮助”任务窗格。 F1 按 Ctrl+F1 将显示或隐藏功能区。 说明 按 Alt+F1 可创建当前区域中数据的嵌入图表。 按 Alt+Shift+F1 可插入新的工作表。 编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。如果禁止在单元格中进行 编辑,它也会将插入点移到编辑栏中。 按 Shift+F2 可添加或编辑单元格批注。 在 Backstage 视图 中,按 Ctrl+F2 可显示“打印”选项卡上的打印预览区域。 显示“粘贴名称”对话框。仅当工作簿中存在名称时才可用。 按 Shift+F3 将显示“插入函数”对话框。 重复上一个命令或操作(如有可能)。 按 Ctrl+F4 可关闭选定的工作簿窗口。 F2 F3 F4 按 Alt+F4 可关闭 Excel。 F5 显示“定位”对话框。 按 Ctrl+F5 可恢复选定工作簿窗口的窗口大小。 在工作表、 功能区、 任务窗格和缩放控件之间切换。 在已拆分 (通过依次单击“视 图”菜单、“管理此窗口”、“冻结窗格”、“拆分窗口”命令来进行拆分)的工作表 中,在窗格和功能区区域之间切换时,按 F6 可包括已拆分的窗格。 按 Shift+F6 可以在工作表、缩放控件、任务窗格和功能区之间切换。 如果打开了多个工作簿窗口,则按 Ctrl+F6 可切换到下一个工作簿窗口。 显示“拼写检查”对话框,以检查活动工作表或选定范围中的拼写。 F7 如果工作簿窗口未最大化,则按 Ctrl+F7 可对该窗口执行“移动”命令。使用箭 头键移动窗口,并在完成时按 Enter,或按 Esc 取消。 打开或关闭扩展模式。在扩展模式中,“扩展选定区域”将出现在状态行中,并 且按箭头键可扩展选定范围。 F8 通过按 Shift+F8,可以使用箭头键将非邻近单元格或区域添加到单元格的选定 范围中。 当工作簿未最大化时,按 Ctrl+F8 可执行“大小”命令(在工作簿窗口的“控制” 菜单上)。 F6 F9 F10 F11 F12 按 Alt+F8 可显示用于创建、运行、编辑或删除宏的“宏”对话框 计算所有打开的工作簿中的所有工作表。 按 Shift+F9 可计算活动工作表。 按 Ctrl+Alt+F9 可计算所有打开的工作簿中的所有工作表,不管它们自上次计 算以来是否已更改。 如果按 Ctrl+Alt+Shift+F9,则会重新检查相关公式,然后计算所有打开的工作 簿中的所有单元格,其中包括未标记为需要计算的单元格。 按 Ctrl+F9 可将工作簿窗口最小化为图标。 打开或关闭按键提示(按 Alt 也能实现同样目的)。 按 Shift+F10 可显示选定项目的快捷菜单。 按 Alt+Shift+F10 可显示用于“错误检查”按钮的菜单或消息。 按 Ctrl+F10 可最大化或还原选定的工作簿窗口。 在单独的图表工作表中创建当前范围内数据的图表。 按 Shift+F11 可插入一个新工作表。 按 Alt+F11 可打开 Microsoft Visual Basic For Applications 编辑器, 您可以在该 编辑器中通过 Visual Basic for Applications (VBA) 来创建宏。 显示“另存为”对线 其他有用的快捷键 按键 说明 在工作表中上移、下移、左移或右移一个单元格。 箭头键 按 Ctrl+箭头键可移动到工作表中当前数据区域的边缘。 按 Shift+箭头键可将单元格的选定范围扩大一个单元格。 按 Ctrl+Shift+箭头键可将单元格的选定范围扩展到活动单元格所在列或行中的 最后一个非空单元格,或者如果下一个单元格为空,则将选定范围扩展到下一 个非空单元格。 当功能区处于选中状态时,按向左键或向右键可选择左边或右边的选项卡。当 子菜单处于打开或选中状态时,按这些箭头键可在主菜单和子菜单之间切换。 当功能区选项卡处于选中状态时,按这些键可导航选项卡按钮。 当菜单或子菜单处于打开状态时,按向下键或向上键可选择下一个或上一个命 令。当功能区选项卡处于选中状态时,按这些键可向上或向下导航选项卡组。 在对话框中,按箭头键可在打开的下拉列表中的各个选项之间移动,或在一组 选项的各个选项之间移动。 按向下键或 Alt+向下键可打开选定的下拉列表。 Backsp ace 在编辑栏中删除左边的一个字符。 也可清除活动单元格的内容。 在单元格编辑模式下,按该键将会删除插入点左边的字符。 从选定单元格中删除单元格内容(数据和公式),而不会影响单元格格式或批 注。 在单元格编辑模式下,按该键将会删除插入点右边的字符。 按 End 可启用结束模式。在结束模式中,技术教程可以按某个箭头键来移至下一个非空 白单元格 (与活动单元格位于同一列或同一行) 。 如果单元格为空, 请按 End 之 后按箭头键来移至该行或该列的最后一个单元格。 当菜单或子菜单处于可见状态时,End 也可选择菜单上的最后一个命令。 End 按 Ctrl+End 可移至工作表上的最后一个单元格, 即所使用的最下面一行与所使 用的最右边一列的交汇单元格。 如果光标位于编辑栏中, 则按 Ctrl+End 会将光 标移至文本的末尾。 按 Ctrl+Shift+End 可将单元格选定区域扩展到工作表上所使用的最后一个单元 格(位于右下角)。如果光标位于编辑栏中,则按 Ctrl+Shift+End 可选择编辑 栏中从光标所在位置到末尾处的所有文本,这不会影响编辑栏的高度。 从单元格或编辑栏中完成单元格输入,并(默认)选择下面的单元格。 在数据表单中,按该键可移动到下一条记录中的第一个字段。 打开选定的菜单(按 F10 激活菜单栏),或执行选定命令的操作。 Enter 在对话框中,按该键可执行对话框中默认命令按钮(带有突出轮廓的按钮,通 常为“确定”按钮)的操作。 按 Alt+Enter 可在同一单元格中另起一个新行。 按 Ctrl+Enter 可使用当前条目填充选定的单元格区域。 按 Shift+Enter 可完成单元格输入并选择上面的单元格。 取消单元格或编辑栏中的输入。 Esc 关闭打开的菜单或子菜单、对话框或消息窗口。 在应用全屏模式时,按该键还可以关闭此模式,返回到普通屏幕模式,再次显 示功能区和状态栏。 移到工作表中某一行的开头。 当 Scroll Lock 处于开启状态时,移到窗口左上角的单元格。 Home 当菜单或子菜单处于可见状态时,选择菜单上的第一个命令。 按 Ctrl+Home 可移到工作表的开头。 按 Ctrl+Shift+Home 可将单元格的选定范围扩展到工作表的开头。 Delete 在工作表中下移一个屏幕。 Page Down 按 Alt+Page Down 可在工作表中向右移动一个屏幕。 按 Ctrl+Page Down 可移到工作簿中的下一个工作表。 按 Ctrl+Shift+Page Down 可选择工作簿中的当前和下一个工作表。 在工作表中上移一个屏幕。 Page Up 按 Alt+Page Up 可在工作表中向左移动一个屏幕。 按 Ctrl+Page Up 可移到工作簿中的上一个工作表。 按 Ctrl+Shift+Page Up 可选择工作簿中的当前和上一个工作表。 在对话框中,执行选定按钮的操作,或者选中或清除复选框。 按 Ctrl+空格键可选择工作表中的整列。 按 Shift+空格键可选择工作表中的整行。 按 Ctrl+Shift+空格键可选择整个工作表。 空格键 如果工作表中包含数据,则按 Ctrl+Shift+空格键将选择当前区域,再按一次 Ctrl+Shift+空格键将选择当前区域及其汇总行, 第三次按 Ctrl+Shift+空格键将选 择整个工作表。 当某个对象处于选定状态时, 按 Ctrl+Shift+空格键可选择工作表上的所有对象。 按 Alt+空格键可显示 Excel 窗口的“控制”菜单。 在工作表中向右移动一个单元格。 在受保护的工作表中,可在未锁定的单元格之间移动。 Tab 在对话框中,移到下一个选项或选项组。 按 Shift+Tab 可移到前一个单元格 (在工作表中) 或前一个选项 (在对话框中) 。 在对话框中,按 Ctrl+Tab 可切换到下一个选项卡。 在对话框中,按 Ctrl+Shift+Tab 可切换到前一个选项卡。 2. 宏 在实际工作中遇到的重复操作,可以使用“宏”来记录,并循环这个过程,轻松完成任 务。下面我们来介绍如何使用宏。假设您每个月都要为财务主管创建一份报表,并希望将具 有逾期帐款的客户名称设置为红色和加粗格式。 您可以创建并运行一个宏, 迅速将这些格式 变更应用到选中的单元格。 2.1 录制宏前的准备工作 确保功能区中显示有“开发工具”选项卡。默认情况下,不会显示“开发工具”选项卡, 因此请执行下列操作: 1. 依次单击“文件”选项卡、“选项”和“自定义功能区”类别。 2. 在“自定义功能区”下的“主选项卡”列表中,单击“开发工具”,再单击“确定”。 2.2 录制宏 1. 在“开发工具”选项卡上的“代码”组中,单击“录制宏”,再单击“确定”开始录制。 2. 在工作表中执行某些操作,例如,键入文本,选择一些行或列,或填写数据。 3. 在“开发工具”选项卡上的“代码”组中,单击“停止录制”。 2.3 仔细查看宏和试用宏 1. 若要编辑宏,请在“开发工具”选项卡上的“代码”组中,单击“宏”,选择已录制的宏 的名称,然后单击“编辑”。这将启动 Visual Basic 编辑器,编辑录制好的宏来稍微 了解一下 Visual Basic 编程语言。 2. 浏览代码,查看录制的操作的编码方式。有些代码可能十分简单,而有些代码可能 略微难懂。 3. 尝试编辑代码,关闭 Visual Basic 编辑器,重新运行宏,查看有何变化。 -cn/excel-help/HA6.aspx 参考资料:-cn/excel-help/RZ4.aspx?section=1&CTT=1 3 公式 3.1 公式的使用 Excel 公司由操作数和运算符按一定的规则组成的表达式,以“=”为首字符,符号 后面是参与运算的元素(操作数)和运算符。操作数可以是常量,单元格引用,标 志名称或者是工作表函数。 1. 公式中的运算符 算术运算符:用于数值的算术运算,运算符有加,减,乘,除,乘方,括号, 文字运算符:&用于字符串连接, 比较运算符:=,,,=,=,,用于比较两个值得大小,结果为 TURE 或 FALSE。 引用运算符:冒号,逗号,空格。 2. 运算符优先级 引用运算符之冒号,逗号,空格; 算术运算符负号,百分比,乘幂,乘除同级,加减同级 文本运算符,比较运算符同级。同级运算时,优先级按照从左到右的顺序计 算。 4. 输入公式:选择要输入公式的单元格 3.2 函数的使用 3.3 公司的复制与转移 3.4 单元格的引用 3.5 常见函数的使用 3.6 公式中的常见出错信息与处理